‘Werk thuis, tenzij het écht niet anders kan’. Zo luidde afgelopen twee jaar bijna onafgebroken een dringende oproep van het kabinet, in de strijd tegen COVID-19. Maar de Omikron-variant blijkt mild en het thuiswerkadvies is vervallen. Terug naar kantoor dus, maar wel in aangepaste vorm. Want zowel werkgevers als hun medewerkers zien de voordelen van thuiswerken. Hybride werken lijkt dé oplossing. Zo ook voor Menzis. Melanie Schipper, manager Facilitair Bedrijf bij Menzis, vertelt over de uitdagingen en kansen die hybride werken met zich meebrengt.
Medewerker in de lead
De input van onze medewerkers is de basis van ons hybride beleid. Uit intern onderzoek blijkt dat onze medewerkers nog voor gemiddeld 50% van hun arbeidstijd willen terugkeren naar kantoor. Om te ontmoeten, samen te werken en voor creatieve processen met elkaar. Medewerkers die naar kantoor willen komen, reserveren een werkplek in een app. Er zijn voldoende werkplekken, maar niet voor iedereen elke dag. Melanie: ‘We geven de medewerker veel vrijheid. Vrijheid om te werken op de plek die op dat moment de meeste waarde toevoegt. Voor de medewerker zelf, het team, de klant en Menzis. En vrijheid om de dag zo in te delen op een manier die bij de medewerker past. Zo kan een rondje hardlopen of ritje op de mountainbike ook prima overdag. Je kunt namelijk de keuze maken om ‘s avonds nog even aan het werk te gaan. We geloven in een menselijke en resultaatgerichte bedrijfsvoering, waarin we vooruitstrevend zijn en lef tonen.
Soms is lef hebben ook loslaten. Hybride werken vergt van managers dat zij loslaten en de medewerkers vertrouwen geven. Medewerkers zijn immers minder frequent fysiek op de werkvloer aanwezig, dus leidinggeven op afstand wordt de norm. Sturen op (collectief) resultaat kan daarbij een goede, nieuwe graadmeter zijn.
Kleine aanpassingen
Feedback van onze medewerkers nemen we ter harte en voeren we door waar mogelijk. Zo hebben we onlangs wat kleine aanpassingen in onze panden aangebracht. We creëerden samenwerkplekken en juist ook zones voor geconcentreerd werken, met als het ware het gevoel van een stiltecoupé in de trein. Ons uitgangspunt: we willen dat medewerkers vanaf elke werkplek zich thuis voelen bij Menzis en trots zijn op onze mooie organisatie. Zorgen voor een warm welkom bij de entree is daarvan ook een voorbeeld.
Maand van het Hybride Werken
Om onze medewerkers te begeleiden naar effectief hybride werken, introduceren we binnenkort de Maand van het Hybride Werken. Onze visie: eerst ervaren, input ophalen bij medewerkers en dan gericht begeleiden. Met diverse workshops, events en kennisdeling, zowel fysiek als online. We willen vooral luisteren naar wat speelt bij medewerkers en managers en daarop acteren.’
In verbinding blijven
Hoe bereik je medewerkers in tijden dat je ze niet allemaal bij elkaar hebt? En hoe zorg je ervoor dat ze zich betrokken (blijven) voelen bij je organisatie? Melanie: ‘Dat kan een uitdaging zijn. Het vergt andersoortige communicatie, andere communicatiemiddelen en creativiteit. Zo organiseren we met regelmaat online sessies. Management en directie praten medewerkers bij en er is ruimte voor interactie. Zoals je op kantoor ook doet, maar dan in een online, hybride setting. Mijn oproep: ga dit ook ervaren en leer van én met elkaar.’
Mobiliteit onder de loep
Maar hybride werken heeft impact op meer dan alleen de omgang met medewerkers en de werkomgeving. Er ontstaat namelijk nog meer ruimte om een bijdrage te leveren aan een duurzamere omgeving. Melanie: ‘Minder op kantoor betekent minder reisbewegingen. In ons geval ook minder leaseauto’s. Het energieverbruik in onze panden is gedaald door minder m2 te gebruiken.
Daarnaast stimuleren we duurzamere keuzes als het gaat om vervoer. We zien graag dat medewerkers op de fiets naar hun werk gaan. Wonen ze te ver weg, dan graag met het openbaar vervoer. Lukt dat echt niet, dan blijft de auto over. Wel het liefst elektrisch. Zo hebben we bijvoorbeeld ook een aantal elektrische poolauto’s ter beschikking.
We zijn blij dat de terugkeer naar kantoor nu écht gaat beginnen. En dat we eraan gaan wennen met elkaar. De ervaringen die we opdoen, leveren belangrijke informatie op voor de toekomst. Hybride werken gaat invloed hebben op het gebruik van onze kantoren en de vastgoedstrategie op de lange termijn.’
Dit artikel is geschreven door strategisch partner Menzis.
